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법원 기록을 전자적으로 보관하는 방법.

by 무야호야 2021. 7. 11.

기록은 직원이나 부서가 업무를 수행할 수 있도록 작성하거나 받은 모든 기록(종이 또는 디지털)입니다. 이 광범위한 정의에는 판매 기록이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다. 기록 보관은 항상 비즈니스의 중요한 부분이었고 중요한 기록을 저장, 검색 및 정리하는 기능은 대부분의 비즈니스에서 거의 필수가 되었습니다. 필요에 따라 다양한 유형의 문서 기록을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 송장은 고객이 작성한 다음 송장 번호, 이름 및 수령 날짜를 제공하는 단순한 기록입니다. 다른 유형의 문서 기록에는 주문, 구매 주문, 작업 주문, 수리, 급여, 영수증 및 기타 여러 종류의 비즈니스 문서가 있습니다. 기록 관리 소프트웨어를 사용하여 이러한 모든 기록을 만들고 관리할 수 있습니다. 날짜, 이름, 받는 사람, 청구서 번호 등의 정보를 유지하기 위해 사용됩니다. 기록 관리 소프트웨어는 다양한 기록 유형을 처리하고 쉽게 검색할 수 있는 형식으로 표시하도록 프로그래밍되어 있습니다. 최고의 소프트웨어를 사용하면 유형, 이름, 받는 사람 등으로 레코드를 정렬할 수 있으며 더 구체적인 상황에 대한 하위 레코드 유형을 가질 수도 있습니다. 중복 데이터 필드를 자동으로 감지하고 해당 필드에 대한 보고서를 제공할 수 있어야 합니다. 일부 레코드 구조에서는 필요할 때마다 필드를 수동으로 변경할 수도 있습니다. 회사마다 다른 수준의 보존이 필요할 수 있으며, 제품을 구매하기 전에 기록 관리 소프트웨어 회사와 이에 대해 논의하는 것이 좋습니다. 모든 기록을 무기한으로 보관하거나 회사에 특정한 기록만 보관할 수 있습니다. 공공 기록을 취급하는 회사는 주 및 지역 규정에 따라 일정 기간 동안 해당 기록에 대한 액세스 권한을 유지할 수 있습니다. 기록 관리 소프트웨어를 구입할 때 공급자가 제공하는 보존 옵션과 보존을 결정하는 방법을 알고 있어야 합니다. 많은 주에서 공공 기록에 대한 보존 일정이 제한되어 있습니다. 기록을 무기한 보관해야 하는 경우 기록 관리 소프트웨어 회사에서 필요한 기록 보관 일정을 설정하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 또한 법적 기록 생성 또는 연방 기록 수정을 의무화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 주 정부 및 소송 무해한 단체를 유지하는 경우 공공 기록을 적절하게 유지하지 못하면 법적 조치를 받을 수 있습니다. 전자 기록이 우리의 삶을 더 쉽게 만들어 주면서 관리하기가 점점 더 어려워지고 있습니다. 전자 기록 보존은 기업과 개인이 직면한 가장 중요한 과제 중 하나입니다. 전자 기록을 사용하면 이제 두 가지 유형의 사람들이 문서를 보고 있습니다. 하나는 정확성을 위해 기록을 보고 다른 하나는 특정 상황에 대한 적합성을 위해 기록을 보고 있습니다. 이 이중 눈은 체계적이고 세심한 기록 보존 과정을 필요로 합니다. 다행히도 이러한 이중 확인의 가능성을 크게 줄이는 옵션이 있습니다. 양방향 기록 관리(WTM)는 회사의 모든 데이터 구조에 대해 두 개의 독립적이고 통합되고 동기화된 전자 기록을 유지 관리하는 소프트웨어 솔루션입니다. 시스템은 모든 데이터 구조를 단일 데이터베이스로 병합합니다. 이 간소화된 데이터 구조는 중복성을 크게 줄여 유지 관리 및 관리 시간을 최소화합니다. WTM을 사용하면 중복 정보 입력이 필요 없고 레코드가 추가되거나 삭제될 때마다 데이터 구조를 처음부터 새로 생성할 필요가 없습니다. 귀하의 비즈니스가 기록 관리에 대해 진지하고 수년간 정확한 정보를 보존하고 싶다면 WTM을 제공하는 전문 공급업체와 협력하는 것이 가장 좋습니다. 기록이 더 복잡하고 민감한 경우 독립 문서 관리 회사(IDM)의 서비스에 참여하는 것을 고려할 수 있습니다. IDM은 더 높은 비용 없이 WTM을 사용하는 이점을 제공하며 WTM에 대한 보다 광범위한 경험을 가지고 있습니다. 그들은 귀하와 상담하고 귀하의 데이터 양과 복잡성에 따라 적절한 보존 일정을 개발하는 데 도움을 줄 것입니다.

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